投稿・発表に関するFAQ (最終更新日2021年05月07日)
オンライン開催について
Q. オンラインの口頭発表はどのように実施しますか?
A.プラットフォームにConfitを使用します.口頭発表にはzoomを使用し,発表プログラムからzoomに入れるようにします.
Q. オンラインのポスター発表はどのように実施しますか?
A.プラットフォームにConfitを使用します.Confit上にポスターのPDFファイルなどの資料をアップロードして掲示して頂く形になります.資料のアップロード〆切日につきましては後日案内します.
Q. 現地でポスター発表を行う場合,オンラインでポスター発表をする必要はありますか?
A. すべてのポスター発表は,現地発表の有無によらずオンライン上で掲示していただきます.これは少なくないオンラインのみの参加者がすべての発表を閲覧可能とするためです.
Q. オンラインでのポスター発表で,コアタイムはどのように実施しますか?
A.コアタイムは,17:15から18:30です.Confitにある「コメント機能」やいいねボタンなどでコミュニケーションして頂ければと思います.このやり取りはコアタイム以外の時間帯でも可能ですが,コアタイムには発表者の迅速な応答が期待できます。発表者ご自身で発表スペースに個人のzoomなどへのリンクを設定・誘導して頂いても構いません.
Q. オンラインでのポスター発表のコアタイムに,JpGU側でzoomなどを用意して頂けますか?
A.
JpGU側ではzoomは用意いたしません.また,コンビーナ(世話人)にもそれをお願いしておりませんので,zoomを設定される場合は発表者ご自身にお任せ致します.ただし,学生優秀発表賞にエントリーされたポスター発表についてはJpGU側でzoomのbreakout roomを用意します(詳細は別途).
コアタイムにzoomを用意することになりました.->
関連Q&A
Q. オンラインポスターは,大会終了後も公開されますか?
A.これまでと同様に予稿は公開いたします.ポスターに関しては一定期間閲覧可能にすることを検討しております.詳細は後日ご連絡致します.
Q. 前回大会のような大会ポータルサイトにアクセスできないようなトラブルは起こりませんか?
A.プラットフォームのConfitは,参加者が数千人の学会開催実績があります.今大会は,そのようなトラブルは起こらないとないと考えています.
Q. 投稿数によってセッションの開催日が変わることはありますか?
A.セッションの開催日(オンラインプログラムの日程)は変更ありません.現地のポスターの日程は,プログラム委員会でプログラム編成後にあらためてご連絡致します.
Q. 展示はConfitで行うのでしょうか?
A.Confitと大会HP上に展示専用のページを開設する予定です.
Q. zoomにはzoom管理官はいますか?
A.はい.今回は業務委託によるzoom管理を予定しており,zoomでのトラブルなどにも対応して頂く予定です.
Q. zoom管理官がzoomを立ち上げる前に入室できますか?
A.zoomへの入室は,時間の余裕をもって発表者や座長をはじめ参加者のみなさんがスムーズに入室できるように準備致します.
現地開催について
Q. セッションがオンライン開催か現地開催かはいつ分かりますか?
A. 現地開催セッションは,一部のユニオンセッションとパブリックセッションのみになります.レギュラーセッションはすべてオンライン開催(オンライン口頭発表,オンラインポスター発表)を前提としております.そのうえで,「現地ポスター希望」を表明された方のみが現地でポスター発表をすることができます.
Q. 現地ポスターの参加希望はいつ出しますか?
A. 予稿を投稿される時に,ご本人に「現地ポスター希望」を出していただきます.
Q. コンビーナは誰が現地ポスターを希望しているか分かりますか?
A. コンビーナの方には投稿終了後あらためてご連絡致します.
Q. 現地ポスターは必ず参加しなければいけませんか?
A. ご希望された方のみの参加です.また,現地参加する際には,事前の現地参加登録が必要になります.4月頃を予定しています.忘れずに現地参加登録を済ませてから,現地会場にお越し下さい.
Q. コンビーナ(世話人)は必ず現地ポスターに参加しなければいけませんか?
A.コンビーナの皆さんの現地参加は必要ではありませんし,とくに現地で役割を担っていただくこともございません.もし参加される場合には,事前の現地参加登録が必要になります.4月頃を予定していますので,忘れずに現地参加登録をお済ませて下さい.
Q. 現地ポスターとオンラインポスター(あるいは口頭発表)の内容は同一でも大丈夫ですか?
A.はい,同じもので構いません.
Q. 現地ポスターにどれぐらいの方が参加されるか事前に分かりますか?
A.どなたが現地ポスター発表されるかは,現地ポスター発表のプログラムがまとまりましたらお伝え致します.
ただし,発表のない方の現地参加数がどれくらいになるかについては現地参加券購入動向を見ていただくことになりますが,
現地参加者数には上限を設けることになりますのでご注意ください.
Q. 現地でのポスター発表を希望しています.ポスター発表希望者が少なかった場合でも実施しますか?
A. 現地ポスター発表希望者が著しく少ない場合は,現地開催を中止する場合もあります.
Q. 現地ポスターの参加希望を申請していませんが,後から参加希望に変更できますか?
A. プログラムの編成上,後日のお申込みはお受けできません.投稿受付〆切までに希望表明をお願いします.
Q. 現地ポスターを希望しましたが,後で取りやめることは出来ますか?
A.はい.現地参加登録については,受付開始後はじめに現地発表者優先期間を設けますので,まずはこの期間に取りやめるかどうかご判断いただく予定です.それ以降も発表有無によらず現地参加登録を受け付けます.5/7(TBC)までは現地参加の登録キャンセルを受け付けています.しかし,それ以降は原則としてキャンセルできません.一方で,現地開催期間中に風邪のような症状や体調不良がある場合には,自己申告で当日のキャンセルをお受け致します.
参加登録について
Q. オンライン参加の登録と現地参加の登録はどう違うのですか?
A. オンライン参加の登録は,すべての参加者の方に行っていただきます.オンラインで開催されるすべてのセッション・イベント(オンラインポスターや現地開催口頭発表のオンライン中継も含む)に参加可能となります.それに加えて現地参加を希望される方は,オンライン参加の登録をしていただく前提で,現地参加の登録をしていただきます.
Q. 現地参加のみを希望する場合でもオンライン参加の登録が必要なのはなぜですか?
A. 現地開催のセッションのみに参加するということであったとしても,現地開催が中止になりオンライン開催に移行する可能性があるためです.
Q. オンライン参加の登録はいつまでに行う必要がありますか?
A. オンライン参加の登録は大会期間終了まで受付ております.ただし,オンライン参加のためには,プラットフォームであるConfitにログインしていただく必要があるのですが,システムの都合上Confitのログインパスワードの設定・お知らせについては登録後すぐの対応(リアルタイム対応)はできませんので,あらかじめ余裕をもってご登録いただきますようお願いします.
学生優秀発表賞について
Q. 学生優秀発表賞はありますか?
A. はい,今年は実施致します.口頭発表,ポスター発表の両方が審査対象になります.詳細はウエブサイトの案内をご覧ください.
Q. 学生発表賞はライブのみでオンデマンド動画は対象外とのことでしたが,例えばオンデマンド動画に動画資料をあげておいて当日は動画を流した上で質疑を受けるというような形でライブ発表の補助にオンデマンド動画を使うのは問題ないでしょうか?録画を流すのは発表として認めないというような意図でしょうか?
A. オンデマンド動画を活用した発表方法として認めても良いようにも思われますので,あらためて検討致します.
会員登録・IDの作成について
Q. JpGU ID,パスワードって何ですか?
A. JpGU IDはJpGUが各会員に発行している6桁の数字です.パスワードはJpGU会員サイトにアクセスするときに登録したものです.JpGUに登録しているメールアドレスとパスワードが分かれば,こちらからJpGU IDを調べることが出来ます.
Q. パスワードを忘れました.
A.
こちらから「登録されたメールアドレス」または「登録ID」を入力して,「送信ボタン」を押して下さい.
Q. ログインできません.
A.参加登録が済んでいるかご確認下さい.また,JpGU IDとパスワードの入力に誤りがないか,今一度ご確認下さい.メモ帳等にパスワードを文字入力して,パスワードをコピーし,パスワード入力の欄にコピーしたパスワードを貼り付けると,タイプミスはなくなるかもしれません.
口頭発表(zoom)について
Q. 口頭発表は,オンデマンド動画なしで当日にパワーポイントを使うだけでもよろしいでしょうか?
A. はい,口頭発表は,発表当日にパワーポイントを使ってライブで発表して頂ければそれで大丈夫です.
Q. 口頭発表者は,発表するパワーポイントの資料は,事前にアップロードする必要はないという認識でよろしいでしょうか?
A. はい,ありません.口頭発表は,発表当日にパワーポイントで発表して頂くだけで大丈夫です.
Q. 口頭発表でオンデマンド動画を選んだ場合,口頭発表のときにその動画を流すのでしょうか?それともライブで発表するのでしょうか?また,座長・コンビーナは,発表形態をどのように把握すればよろしいでしょうか?
A. 口頭発表は,基本的にライブで発表して下さい.もし当日の発表時間にライブで発表できない方は,そのことを座長・コンビーナにお伝えして,オンデマンド動画をアップロードし,当日に発表動画を座長・コンビーナに流して頂くようお願いしてください.あるいは,口頭発表の方で,発表はオンデマンド動画で実施して質疑応答はライブで行いたいとご希望される方もいらっしゃるかもしれません.そのような場合には発表時間にご自分の発表動画を流すことなど,あらかじめ座長・コンビーナにご相談のうえ実施していただけますと幸いです.
Q. 口頭発表のオンデマンド動画の役割が良く分りません.
A. オンデマンド動画は一つのオプションです.必ず動画をアップして頂く必要はありません.その時間に参加できない,プレレコーディングの方が安心だ,発表を見逃した人のために動画もアップしておきたい,参加者にじっくり見てほしい動画資料がある,といった方は是非お使い下さい.
Q. 口頭発表のオンデマンド動画は,誰が再生するのでしょうか?会場スタッフ(zoom管理者)の方でしょうか?
A. 例えば,海外の方で当日の発表時間にzoomに参加できない方は,その旨を座長・コンビーナにお伝えして,座長・コンビーナにオンデマンド動画を流して頂く形になります.今回は会場スタッフ(zoom管理者)に会場係をお願いすることは難しいとご理解い頂けましたら幸いです.
Q. 口頭発表では,発表者も参加者と同様の方法でzoomに入ればよろしいでしょうか?
A. はい,Confitのタイムテーブルの中の各セッションのzoomのリンクからお入り下さい.
Q. 口頭発表でのタイムキープの方法,予鈴,アルバイト等はどのようになっていますか?
A. 今回も各口頭発表のセッションにタイムキーパーを配置する予定はございません.発表者に15分を守って頂くか座長の方にタイムキーパーをお願いする(発表者に時間をお伝えする)等の方法で,セッションごとに進めて下さいますようお願い致します.
Q. 口頭発表の時間で質疑応答にどれぐらい時間を残しておくべきか決まりはありますか?
A. 全体で統一した決まりはありません.一般講演は15分で,その中に質疑応答の時間を含めています.発表時間と質疑応答の時間は各セッションにお任せたします.
Q. 口頭発表の場合,講演要旨は必要ですか?
A. 予稿のPDFはすでにご投稿して頂いておりますので,発表資料としてアップロードして頂く必要はありません.
Q. Zoomのブレイクアウトルームは,発表日一日使えるものでしょうか?
A. セッションが終了しましたらZoomは閉じる予定です.一日連続で使用することは出来ませんが,セッション開始から終了までの時間であればご自由に使用可能です.
Q. レギュラーセッションのオンデマンド配信は行わないとのことですが,発表者との合意が取れればそれは可能でしょうか?
A. はい,発表者とコンビーナの同意があれば,Youtubeなどで配信することは可能です.また,質問された方の発言も残ることになりますので,配信前(セッション開始時など)にその旨同意していただくようお願いすることをお勧めいたします.
いいえ.事務局の負担,セッション間の公平性などを考慮して,今回はレギュラーセッションのオンデマンド配信は行わないことにいたしました(6月22日訂正).
Q. 口頭発表は,通常のZoomでの会議のやり方と同じと考えてよろしいですか?
A. はい,同じです.
Q. 口頭発表は,座長が司会をして,発表者が順次画面を共有して発表するという理解でよろしいですか?
A. はい,その通りです.
Q. 口頭発表の場合,オンデマンドでの動画投稿は必須ではないという認識で間違いないですか?
A. はい,間違いありません.オンデマンド動画は必須ではありません.オンデマンド動画は,発表の補助的資料としてご利用いただければと思います.
Q. 当日,時差などで口頭発表できない方はオンデマンド動画を代わりに流すことで対応しても良いと伺いました.その場合,コンビ―ナと連絡を取る必要があります.連絡用フォームは用意されているでしょうか?4月中旬に公開予定とのことでしたが,見つかりません.
A. 遅れて申し訳ありませんでしたが,用意が出来ましたので,*月*日のNews&Infoのメールでご連絡させていただきました.そちらからアクセスできますので,ご利用下さい.
Q. 代理発表について,オンデマンド動画を流している間は座長や代理の方はしゃべることは可能でしょうか?PPT等を代理の方が用いてしゃべるということは,許可されないとの理解でよろしいでしょうか?
A. 実際のところ,オンデマンド動画を流している間に座長や代理発表の方が話をすることは可能ですので,臨機応変に対応していただければと思います.原則としては,追加説明が必要ないようなオンデマンド動画を製作していただいて,代理発表者あるいは座長がそれを再生するだけで済むようにしていただければと思います.
e-posterについて
Q. e-posterの締め切りがずいぶん早く設定されていますが,技術的な問題でしょうか?
A. 今回3000件以上の発表資料を扱います.事務局で確認作業を行い,その後大会サイト管理会社にファイルを渡しさらにアップロードのための作業工程が入ります.作業を間違いなく実施するために今回は締切りを早めに設定させて頂きました.
Q. e-posterのサイズの決まりはありますか?
A. ファイルサイズを10MB以下で作成して下さい.また,A0版よりは,スライド版でお作り頂くことを推奨いたします.
Q. ファイルのプロテクト機能とは何ですか?
A. e-posterの場合は,ダウンロード不可,印刷不可,内容コピー不可.動画の場合は,ダウンロード不可,Confit内でしか見れない設定になっています.
Q. e-posterにはプロテクトがかかるとのことですが,e-posterに貼ったURLは有効ですか?
A. e-posterに記載したURLに対してはプロテクトは無効です.また,PDFの作成環境や設定等により,URLが無効になる場合があるのでご注意ください。
Q. e-posterはA0版は非推奨とのことですが,どれぐらいの文字サイズで表示されますか?
A. e-posterは作成されたPDFファイルが開きます.一般的な発表で使われているスライドの大きさで100%サイズで読める文字の大きさであれば問題ないです.また,A0版では作成してはいけないという意味ではありません.A0版の方が良いという方はA0版でお作り頂いても構いません.
Q. オンデマンド動画は推奨とありますが,昨年はポスター発表でも多くの方がオンデマンド動画を利用されましたか?
A. 昨年もそれほど多くの方が使用されていたわけではありませんが,ご興味のある方は是非ご利用下さい.推奨と申し上げましたが,あくまでもオプションです.
Q. ポスターの推奨形式はHP上に掲載されていますでしょうか?
A. 昨年もそれほど多くの方が使用されていたわけではありませんが,ご興味のある方は是非ご利用下さい.推奨と申し上げましたが,あくまでもオプションです.
Q. e-posterの作成にはどのようなソフトを使えばいいのでしょうか?
A. どのようなソフトで作成して頂いても構いませんが,最終的にはPDFファイルにして下さい.e-poster はPDFファイルしかアップロードできません.
Q. e-posterの例をいくつか紹介いただけますか?また,英語での情報提供は可能ですか?
A. e-posterのデモを英語でも行おうとしましたが,うまくいきませんでした.後日,e-posterに関する情報を英語で大会Websiteにアップする予定です.また,メールでもお知らせ致します.
Q. e-posterのアップロード締切りに間に合わない場合,ポスターPDFを追加資料としてアップロードしてもよいのでしょうか?その場合はconfitの講演ページにeposterリンクが貼られない,プロテクトがかからない,場合によっては発表証明が出ない,といったことがデメリットでしょうか?
A. はい,おっしゃる通りです.締切りに間に合わない場合には,ポスターPDFを追加資料としてアップロードして下さい.デメリットとしては,ご指摘された以外にも,追加資料は発表スペースの下の方にあるということもマイナス要素かもしれません.また,コピープロテクトなどはご自身でかけていただくことも出来ますが,ダウンロードプロテクトはかけられません.
Q. e-poserはどのようにアップロードしますか?e-posterのアップロード先はどこですか?
A. 参加登録をされた発表者の皆さまには,全員にe-poster発表に関するメールをお送りしています.届いていない方は,お手数ですがご連絡下さい.
Q. 発表資料は大会後1年間閲覧可能とのことですが,一般公開ではなく,大会参加登録をした会員のみがconfitにログインして閲覧可能という認識でよろしいでしょうか.
A. はい,その通りです.Confitのセキュリティーは1年間有効です.
Q. ポスター発表で,コアタイムでのやりとりはどのようにすればよろしいでしょうか?
A. ポスター発表では,各ポスター発表者にZoomのブレイクアウトルームを割り当てます.コアタイムには,閲覧者は目的のポスター発表が割り当てられているブレイクアウトルームに行っていただいて,発表者と直接議論していただく形を予定しています.各ポスター発表に対するZoomおよびブレイクアウトルームの割り当て,フラッシュトークの開催有無などについては,現在検討を進めていますので,詳細が決まり次第お伝え致します.
Q. ポスター発表者とコアタイム以外にコミュニケーションをとる方法を教えて下さい.
A. Confitの発表者のスペースにはコメント機能がありますのでご活用ください.24時間いつでもコメントすることができます(リアルタイムチャットと違い,発表者から瞬時にコメントが返されるとは限りませんのでご了承ください).なお,コメント機能に書き込まれたコメントは,他の閲覧者からも閲覧可能です.他の方には見えないように発表者とやり取りしたい場合には,発表者本人にプライベートメッセージを送信する機能もあります.詳しい使用方法等につきましては今後作成予定のマニュアルなどをご参考にしてください。
Q. e-posterと追加資料のファイル形式は何ですか?
A. e-posterのファイル形式はPDFのみです.追加資料は,PDF以外でもアップロード可能です.詳しくは,マニュアルに掲載されていますので,大会Websiteの「参加・登録」の「大会参加準備マニュアル」をご覧下さい.
Q. e-posterのアップロードのリンクは,送られてきたe-mailに書かれているURLからアクセスすることが出来ますが,それ以外の方法でアクセスは出来ますか?
A. 公開されておりませんので,アクセスできません.
Q. ポスター発表のZoomが立ち上がるのは,コアタイムの時間のみ,あるいは終日のいずれでしょうか?また,ポスター発表のZoomセッション・ブレイクアウトルームについて,もし終日立ち上がっている場合には,ポスターのフラッシュトーク以外に,口頭セッションの追加のディスカッションなどにも利用可能になると思いますが,それをすることは差し支えないでしょうか?
A. ポスター発表のZoomは,コアタイムの時間のみ,となります.これはZoomの管理体制上,時間外に立ち上がっている状態を維持できないためです.あらかじめご了承下さい.
オンデマンド動画
Q. オンデマンド動画にもコメント機能はありますか?
A. オンデマンド動画そのものにはコメント機能は付いておりません.発表スペースに対してコメント機能がありますので,そちらをご利用ください.
アップロード方法
Q. 口頭発表とポスター発表で,オンデマンド動画のアップロード用のURLは同じですか?
A. e-posterのアップロード用のURLとオンデマンド動画のアップロード用のURLはそれぞれ違いますが,オンデマンド動画のアップロード用のURLは,e-posterと口頭発表で同じです.
コンビーナと発表者の連絡方法
Q. コンビーナなのですが,セッションの発表者と連絡をとる手段は用意されるのでしょうか?
A. 用意が出来ましたので,*月*日のNews&Infoのメールでご連絡させていただきました.そちらからアクセスできますので,ご利用下さい.
発表証明
Q. 口頭発表で,pdfなどを追加資料欄にアッブしない場合,どのように発表証明はいただけるのでしょうか?
A. 口頭発表はその場で発表された確認が出来ます.ライブで口頭発表されたことで発表証明を発行致します.
Q. 追加資料のみに基づく発表証明は,事務局が確認できたもののみとのことでしたが,事務局による資料の確認は会期中に完了するという理解でよろしいでしょうか?追加資料の形式で発表を望む者は,会期終了後速やかに資料を削除することで不利益を被ることはないでしょうか?
A. 事務局としても努力はいたしますが,発表確認ができる時期は確約できません.発表証明に関しては,追加資料でなくe-posterもしくはオンデマンド動画で資料をアップロードしていただいておくことをお勧め致します.
その他
Q. 4/28の次回の説明会は今回の内容とは異なりますか?
A. 今回の説明会の内容と重複する部分があります.4/28までに問題なくe-posterなどの発表資料をアップロードできた人は,次回はご参加いただかなくても大丈夫かもしれません.
Q. 代理発表について情報は,大会Websiteのどこかで公開されるか,あるいは参加登録者等にメール通知していただくことは可能でしょうか?
A. 大会ウエブサイトに掲載する予定ですし,発表資料アップロードマニュアルにも掲載しております(マニュアルについてはメールでも通知いたします).なお,本日のオンライン説明会の説明資料と動画は,大会Websiteに公開いたします.