コンビーナガイドライン

1: セッションの構成

  • (学術セッション)

    日本地球惑星科学連合大会は、多数の学術セッションの集合として開催されます。個々の学術セッションはコンビーナによって提案されたスコープを持ち、コンビーナによって編成された学術発表により成り立ちます。
  • (セッションの公用語)

    各セッションの公用語には、日本語または英語を選ぶことができます。日本地球惑星科学連合国際シンポジウム(JpGU International Symposium) セッション(以下国際セッションと略す)として開催する場合の公用語は英語です。国際セッションに対しては,招待講演者数や口頭発表数の優遇措置があります。

  • (セッションのカテゴリー)

    個々の学術セッションは、対象や内容によって以下の7つのカテゴリーのどれかに属します。(各カテゴリーには、[ ]内に記したセッション大記号が付されます。)
    • 宇宙惑星科学 [P](惑星科学、太陽地球系科学、宇宙空間物理学、宇宙電磁気学、太陽系外惑星科学など)
    • 大気水圏科学 [A](大気科学、気象学、大気環境、海洋科学、水文学、陸水学、地下水学、雪氷学、地球環境科学・気候変動研究など)
    • 地球人間圏科学 [H](地理学、地形学、応用地質学、環境地質学、堆積学、自然災害、防災、資源・エネルギーなど)
    • 固体地球科学 [S](測地学、地震学、固体地球電磁気学、地球内部科学、地球惑星テクトニクス・ダイナミクス、地質学、第四紀学、鉱床・資源地質学、岩石・鉱物学、火山学、地 球化学など)
    • 地球生命科学 [B](地球生命科学、宇宙生物学・生命起源、地圏生物圏相互作用、古生物学、古生態学など)
    • 教育・アウトリーチ [G](地学教育、学校教育、社会対応など)
    • 領域外・複数領域 [M](上記6つのカテゴリーに属さない、または複数のカテゴリーを横断する内容のセッション、加盟外学協会との合同シンポジウムなど)
  • (特別なセッション)

    以下の2種類の、特別なセッションがあります。
    • パブリックセッション [O]:

      アウトリーチ活動や一般の方々にも地球惑星科学の成果を広くお知らせするために設定されるセッションです。パブリックセッションは投稿料および参加費が無料になります。
    • ユニオンセッション [U]:

      地球惑星科学のフロンティアや地球惑星科学のコミュニティー全体に共通する課題を全研究者に広く周知し、議論するためのセッションです。

    これらの特別なセッションは、提案された学術セッションの中からプログラム編成会議がもっともふさわしいものを選んで、提案したコンビーナに特別なセッションとしての開催を依頼します。
    これらのセッションでは招待講演者数に上限がなく、講演時間や討議時間の設定も自由です。

2: セッション提案から採択まで

  • (セッション提案)

    9月から10月にかけて日本地球惑星科学連合大会Webシステムにてセッション提案を受け付けます。
  • (代表コンビーナ)

    個人、学協会、または研究グループ等の団体によるセッション提案が可能です。個々のセッション提案につき、必ず1名の代表コンビーナを指定してください。代表コンビーナとなるには日本地球惑星科学連合の登録IDが必要ですので、あらかじめIDを取得しておいてください。各セッションには、代表コンビーナに加えて共同コンビーナを登録することができ、両者をあわせて、コンビーナと呼びます。共同コンビーナは、日本地球惑星科学連合のIDを登録すれば代表コンビーナと同様にプログラム編成作業ができます。代表コンビーナが急な作業要求に対応できない場合も考えられますので、共同コンビーナもIDを登録しておくことを強く薦めます。
  • (提案区分)

    全てのセッションは、まず、7つのセッションカテゴリーのいずれかの学術セッションとして提案してください。適切なカテゴリーが見つからない等、不明の点は、連合事務局に質問してください。
    パブリックセッション、ユニオンセッション、国際セッションとしての開催を希望する場合には、提案時にその旨、指定してください。
  • (AGU、EGU、AOGSとの共催について)

    国際セッションの提案でAGU、EGUまたはAOGSとの共催を希望される(あるいは決まっている)場合は、セッション提案の中にその旨記述してください。
    共催を希望されその交渉を連合に依頼したい場合は、別途、国際学術委員会のサイモン ウォリス委員長(swallis@eps.nagoya-u.ac.jp)宛にその旨依頼してください。
  • (セッション小記号)

    セッションカテゴリーにつけられた大記号に加えて、各カテゴリー内の類似分野のセッションを小記号に分類します。分類はプログラム編成会議で行いますが、希望があればセッション提案時に特記・希望事項として入力してください。
  • (開催日時・会場希望)

    部屋サイズについての希望を受け付けます。開催日時の希望については採択後に受け付けます。但し、大会の会場・会期は限られていますので必ずしも希望に添えない場合があります。予めご了承ください。セッション提案時点で開催日時に関する強い希望がある場合には「18.セッション提案 特記・希望事項」の欄にご記入ください。
  • (セッションの採択)

    個々のセッションの採択、およびユニオンセッションとパブリックセッションの選定は、プログラム編成会議で決定します。
    セッション内容とセッションカテゴリー・小記号分類の不一致があるとプログラム編成会議が判断した場合、希望していたカテゴリー以外での採択、異なる小記号分類などの条件が課される場合があります。
    また以下に当てはまるとプログラム編成会議が判断する場合、当該セッションを不採択とすることがあります。
    • 日本地球惑星科学連合大会の趣旨から外れるもの
    • 他のセッションと科学的内容が同一あるいはほぼ同じと考えられるもの
      (科学的内容がほぼ同じセッションが複数あった場合、協議して一つにまとめます)
    • 内容が科学的見地から不適切、あるいは特定の個人・団体等の誹謗中傷あるいは利益誘導など社会倫理的に不適切と判断されるもの
    セッション採否の結果は、11月末にお知らせする予定です。

3: 投稿のよびかけ・招待講演

  • (投稿の呼びかけ)

    採択が決定した段階で、各セッションのコンビーナから関連する研究者への積極的な宣伝をお願いします。
    予稿投稿期間は1月から2月の予定です。但し、各セッションの開催日時や口頭発表割当数などは、プログラム編成時まで決定しません。特定の日時や口頭発表を確約しての宣伝は避けてください。
  • (投稿者への通知)

    発表論文の予稿投稿にあたり、投稿者(筆頭著者あるいは発表者)が連合大会Webシステムにて会員登録 (連合会員あるいは大会会員)するように助言をお願いします。投稿者(筆頭著者あるいあるいは発表者)は会員登録が必須です。
  • (講演形態)

    連合大会には、次の2種類の講演形態があります。
    • 口頭15分発表(質疑込み): 通称「口頭講演」
    • 口頭3分発表(質疑なし)+ポスター展示: 通称「ポスター講演」

    「ポスター講演」の口頭発表は3分間で変更することはできません。「口頭講演」の時間は、招待講演を除き15分から変更することはできません。
    「ポスター講演」の場合には発表者本人の意思により、口頭3分発表を辞退してポスター展示のみとすることができます。

    一方、コンビーナは発表者に対し、口頭3分発表の辞退を要請することはできません。ご留意ください。

    2014年大会では、2013年大会に引き続きポスター発表に3分間の口頭発表が付きます。
    その他、大会全体を通してポスター講演の充実を図ります。投稿者およびコンビーナの皆さまにはポスター講演を有効にご活用いただき、もって連合大会全体のより一層のレベル向上につなげていただきますよう、ご理解とご協力をお願いいたします。
  • (招待講演)

    そのセッションにおいて発表される論文のなかで、セッションのスコープに対して大きな貢献をするものや、今後の研究の方向性を示すものは、コンビーナの裁量で、招待講演とすることができます。招待講演の講演形態は、「口頭講演」もしくは「ポスター講演」(上述)のいずれかです。招待講演であっても、一般セッションにおいては,投稿料や参加費の優遇措置はありません。

    招待講演数には制限があります。次の通りです。

    • [一般セッション]

      • 一般投稿開始前:
        • 自由枠(講演形態は「口頭講演」か「ポスター講演」のいずれかを選択): 2件
        • ポスター枠(講演形態は「ポスター講演」に限定): 1件
      • 投稿締め切り後:
        採択された口頭講演数に応じ、招待講演(自由枠)数を追加することができます。
        ただし、最終的な招待講演(自由枠)数は、そのセッションの全「口頭講演」数(招待講演(自由枠)の「口頭講演」数を含む)の6分の1を超えないものとします。

      全てがポスター講演からなるセッションの場合には、招待講演(ポスター枠)数は全講演数の6分の1程度を超えないものとします。
    • [国際セッション]

      一般投稿開始前の配分数は、次の通りです。
      • 自由枠: 5件
      • ポスター枠: 2件

      投稿締め切り後の追加分の算出方法は、一般セッションと同じです。
    • [パブリックセッション、ユニオンセッション]

      招待講演数に上限を設けません。

    なお、これらのセッションにおける招待講演の投稿方法は通常の方法と同じであり、投稿料や参加費の優遇措置はありません(パブリックセッションをのぞく)。

    一般投稿開始前に配分される招待講演枠に対しては、できるだけ一般投稿開始前に招待講演者を確定してください。
    一般投稿時には、そのセッションの招待講演者が誰かがわかるように公開します。

4: プログラム編成

  • (時間割り作成)

    3月に、連合大会全体の時間割り作成作業を行います。全体を考慮して時間割り案をプログラム委員会が作成し全コンビーナに提示しますので、確認してください。
    実際の時間割り作成作業では、投稿数に応じて口頭発表コマ数を配分し、重複を避けたいセッションや連続開催を希望するセッション、希望の部屋の大きさなどを考慮して各セッションの口頭講演開催日・時間帯、ポスターコアタイム等を決めます。
    しかし、会場数や利用可能時間が限られていますので、必ずしもご希望通りにはならないことがあります。予めご了承ください。
    各セッションのポスターコアタイムは、口頭講演の開催日・時間帯が確定後、複数の時間帯の中から各コンビーナに選んでいただく予定です。

    2014年大会の口頭発表時間配分ルールは、次のようなものとする予定です。

    [2014年大会の口頭発表時間配分ルール] (2013年9月時点)

    • 1スロット = 15分とする。
    • 1コマは、6ないし7スロットで構成する。
    • 1日には午前・午後2コマずつ、計4コマ配置する(原則)。
    • ユニオン/パブリックセッションの時間配分は個別に設定する。
    • 国際セッションでは、他のセッションに比べ口頭講演の割合が高くなるよう配分できる。ただしポスター講演の件数が口頭講演の半分以上、かつ5を下らないこととする。
    • 一般セッション:
      So =「口頭講演」希望数、Sp =「ポスター講演」希望数
      基準スロット数 = min( (So + Sp)*C, So + Sp*0.2 ), 小数点以下は切り上げ
      C = 0.5-0.6 程度の係数
      この基準スロット数を基準とし、時間割の組み合わせに応じて若干の増減を加え、配分コマ数が整数ないし半整数(程度)となるように、配分スロット数と配分コマ数を決める。

    ただし、実際の投稿数や会場の都合により、2014年3月の段階でこの配分ルールが変更となる可能性があります。あらかじめご了承ください。
  • (プログラム編成)

    3月に連合大会Webシステムにてプログラム編成作業を行います。
    編成作業は、(代表および共同)コンビーナが責任をもって行って下さい。
    万が一、編成作業の時期にコンビーナが誰も作業できないときには事務局にご相談ください。
    連合大会Webシステムでは2人以上の同時アクセスをチェックできません。2人以上で編集作業を行う場合には連絡を取り合い、混乱が生じないように注意して下さい。
  • (論文の採択)

    コンビーナは、投稿された論文の内容を精査して下さい。
    以下のように、連合大会における学術発表として不適切と判断される場合には、論文を不採択としてください。
    採択が疑われる論文についてはプログラム委員会にご相談ください。トラブルを避けるため、投稿者に直接連絡することはおやめください。
    投稿規定による不採択の基準は以下のとおりです:
    • 内容がセッションの趣旨から外れるもの
      (他に適切なセッションがあればコンビーナ間の協議により移動できます)
    • 科学的内容が不適切、あるいは発表論文として体裁が整っていないと判断されるもの
    • 個人や組織の誹謗中傷など、社会倫理的に、内容が不適切と判断されるもの
    • 発表の場を確保するなどの目的で、同一人物が同一セッションに規定以上の複数投稿を行ったり、他人名義(ダミー)など虚偽を含む投稿がなされたと判断される場合

    同一セッションに対する筆頭著者あるいは発表者としての申し込みは、計2件まで可能です。ただしこのうち、「口頭講演」は1件以下とします。
    ただし、学生が筆頭著者である論文に対して指導教員が代理で投稿あるいは発表すること等には制限を設けません。

    しかし、同一セッションで同一人が何件も「口頭講演」を行うことは発表機会の公平性の観点から好ましくありませんので、この場合、3件目以降の講演は「ポスター講演」でのみ可とします。

    また、これまで、口頭発表枠の確保などの目的で「ダミーの」論文投稿が行われたり、講演者の同意なしに代理投稿が行われるなど、大会参加者の善意に基づいて成り立つ地球惑星連合大会の精神に反する行為が行われた事例があります。

    このような行為、およびこのような投稿の採択は絶対におやめください。このような行為が確認された場合には、当該セッションの採択を取り消すことがあります。

    論文の採択・不採択についての最終決定はプログラム編成会議にて行い、投稿論文を不採択とする場合は、投稿者に対して、プログラム委員会から理由を付して通知します。この場合、投稿料は返却します。なお、投稿者が不採択を不服とする場合には、プログラム委員会に対して再審査を申し立てることができます。
  • (講演形態の決定)

    コンビーナは内容にもとづいて、投稿された各論文には「口頭講演」・「ポスター講演」のどちらの講演形態が適当かを判断し、各論文の講演形態を決定してください。
    投稿時に示された「口頭講演」・「ポスター講演」の区別はあくまで投稿者の希望です。
    コンビーナの裁量により、投稿者の当初希望とは異なる講演形態に変更することができます。
    「ポスター講演」の口頭発表は、3分です。質疑は行いません。「ポスター講演」の口頭3分発表は、発表者本人の希望にもとづく場合でない限り、なくすことはできません。
    「口頭講演」は、一講演あたり15分(質疑込み)です。自由形式のプログラム編成、パネルディスカッション等の開催は認められません。招待講演(の口頭講演)に限って一講演の時間を15分以上に設定することが可能です。他の口頭講演については15分から変更することはできません。
    会場数の制限から口頭発表可能数には限りがあります。投稿者の「口頭講演」希望を全て満たすことは容易ではなく、ある程度の数の投稿者の希望に添えないことがあることを、あらかじめご了解ください。
  • (特別な対応を要するセッションに関する取り扱い)

    政府要人など警備を必要とする人物の招待講演では、警備や控え室確保などに準備が必要となることがあります。
    招待を検討される場合は、必ず事前に地球惑星科学連合大会運営委員会に相談してください。
    また、このセッションの実施においては、大会運営委員会の調整に従ってください。
    招待者への応対は原則としてセッションのコンビーナが責任をもって行い、特別対応に伴う諸費用(控え室使用料など)も コンビーナ側が負担してください。招待講演以外の場合にも、特別対応が必要な場合には同様とします。
  • (発表の順序)

    発表の順序など、投稿者からの希望がある場合には、コンビーナの判断で対応してください。

    「ポスター講演」の3分講演は、できるだけ5つまとめて15分単位にしてください(連合大会全体の進行が15分ごとに同期されるように)。
    半端の分は、休憩時間に入る前の枠に配置するとよいでしょう。
    また、3分講演が10件以上も続くと落ち着かないと感じる人もいるようですので、適宜離して配置するのがよいかも知れません。
  • (他セッションへの移動)

    コンビーナの判断により、投稿論文を他の適切なセッションで採択することができます。
    この場合、各セッションの時間枠を再調整することは難しいので、時間枠の余裕の有無を含めて、移動先のセッションのコンビーナとの事前協議をお願いします。
    また、セッションの移動は、事前に投稿者の了承を得てから行って下さい。
  • (座長の選定)

    一つのセッションに複数の座長を選定してください。(「口頭講演」「ポスター講演」双方の口頭発表が全くないセッションは不要です。)
    座長には、連合大会に確実に参加する人を選定してください。座長への依頼や確認は、コンビーナが行ってください。
  • (セッションの確定と承認)

    全てのセッションプログラムは、プログラム編成会議での検討を経た後に確定され、最終的に理事会の了承を受けて実施されます。セッションプログラムの構成等に対して、大会運営委員会が協議を求めることがあります。

5: プログラム確定後、大会当日まで

  • (発表論文タイトル・発表者・著者名の変更)

    投稿締め切り日以降、論文の著者、発表者および発表タイトルは、原則として変更できません。
  • (発表のキャンセル)

    発表者からのキャンセルの申し出について、やむを得ないとコンビーナが判断する場合には、指定されたフォームにより プログラム局に必要事項をお知らせください。

よくある問合せQ&A

問い合わせの多い項目についてQ&Aにまとめました。参考にしてください。

  • 国際セッションについて

    • Q:国際セッションとは何でしょうか。
      A:公用語が英語のセッションです。セッション提案時に英語を公用語として選び、さらに、「国際セッションを希望する」を選択してください。国際セッションに対しては、招待講演者数や口頭発表数の優遇措置があります。
  • 招待講演について

    • Q:招待講演の投稿受付は通常の講演と同じでしょうか。
      A:通常と同じです。
    • Q:招待講演でも投稿料金は同じですか。
      A:同じです。投稿料・参加料への特別優遇処置はありません。(ただしパブリックセッションは例外)
    • Q:一人が投稿できる論文数に制限はありますか。(招待講演はカウントされない等)
      A:あります。
      同一セッションでは合計2件までの発表ができます。ただしこのうち、口頭発表は1件以下とします。同一人が、複数のセッションに複数の投稿をおこなうことに制限はありません。
      招待講演も通常の投稿論文と同様にカウントされます。
    • Q:招待講演と通常講演の見分け方はありますか。
      A:招待講演(ポスター枠を含む)には、プログラムの演題番号前に「★」印をつけて印刷・表示を行い、区別できるようにします。招待講演のポスターにも、招待講演とわかる表示をします。
  • 講演時間について

    • Q:個々の「口頭講演」の発表時間を数分短くすることで口頭発表数を増やしてよいですか。
      A:原則として認められません。招待講演以外の口頭発表は一律15分とします。これは口頭発表の質を下げないためであり、同時進行のセッション間での聴衆の移動を円滑にするためでもあります。ご理解ください。
    • Q:セッションのはじめに趣旨説明の時間を設定してよいですか?
      A:原則として認められません。貴重な口頭発表の時間を削ることは望ましくないのでセッション開始前の時間に短く行うか、コンビーナの発表を最初に行うなどして対応してください。
    • Q:総合討論の時間を設けたいのですが?
      A:パブリックセッションとユニオンセッション以外では、そのような時間を割り当てることは原則としてできません。どうしても必要な場合は、次の2つの方法のいずれかをご利用ください。
      • コンビーナによる「口頭講演」申し込み:

        総合討論用の枠を設定することが必要なときには、コンビーナの方が、総合討論用の口頭講演を申し込んでください。
        1セッションにつき1講演分(15分)のみ、採択することができるものとします。なお、この講演申し込みについても、通常の投稿手続きが必要であり、投稿料がかかります。投稿数制限には、カウントしないことにします。
        最終的な採択は、プログラム編成会議が行います。
        総合討論用の時間確保を保証するためには口頭講演の申し込みが必要ではありますが、プログラム編成の都合上空き時間が比較的多くなったセッションや、講演のキャンセルが出たセッションでは、総合討論用の口頭講演を申し込まずに総合討論の時間を設けることが可能になります。あらかじめご了承ください。
      • 「会合」の利用:

        時間外(通常の講演の終了後)に同じ会場もしくは別室を別途有料で使用することによって、開催することは可能です。事務局にご相談ください。
  • その他

    • Q:セッション日程はいつ頃決まりますか。
      A:3月中旬に決まる予定です。
      投稿締め切り後、プログラム委員会にてコマ割を行います。コンビーナの皆様へは2月下旬に第1版をお知らせし、確認をお願いする予定です。その後、各セッションからの修正要望をもとに調整し、最終決定します。
    • Q:英語版webシステムで、発表原稿(アブストラクト)の投稿は可能ですか。
      A:可能です。
      英語ログインページ: httlis://secure.jtbcom.co.jp/jpgu_e/
    • Q:ユニオンセッションの投稿受付は通常のセッションと同じでしょうか。
      A:同じです。投稿料・参加料への特別優遇処置はありません。
    • Q:講演会場の設備機器には何がありますか。
      A:プロジェクター1台が標準装備です。OHP については、使用希望の事前連絡が必要です。パソコンの装備はありません。また、ポスター会場内では機器の使用はできません。