以下に，日本地球惑星連合オンライン，オンサイト，ハイブリッド大会開催時における，講演・ポスター資料等の取扱に関する基本的考えを示します．研究発表の講演・ポスターや各種レクチャーや会合などイベントにおいて聴衆へ提示されるスライド，映像，音声などの各種資料（オンディマンド発表も含める）を対象とします．
視聴者, 参加者側の注意事項
オンラインによる学会発表は，著作権法上の「公衆送信」にあたると考えられます．第三者が発表者の承諾なしで発表資料を利用した場合は，著作権法に触れる場合があります．
1. 講演・ポスター発表の全てまたは一部を参加者は無断でデジタル情報として保存してはならない．
例）発表画面のスクリーンショット、画面録画、録音など
2.予稿，プログラム表などのダウンロードが認められている場合は，個人的な保存使用にとどめること．
発表者側の注意事項
全ての形態の学会における発表時のスライド等の資料の著作権は，発表者に帰属します。発表に用いられた資料が第三者の著作権 その他の権利および利益の侵害問題を生じさせた場合，発表者が一切の責任を負うこととなります．
1. 日本地球惑星連合が講演・ポスター発表などをデジタル情報として保存することを発表者は承諾したものとする．
2. 講演やポスターをオンディマンド配信する場合は，配信前に共著者全員の承諾を得ること．
3. 他者が著作権を有する画像や，他者が撮影した写真・映像等は使用しないこと．発表において不可欠な場合は，関係する著作権者から許諾をえて，指定された条件に従って使用すること．
4. 他者の著作物を引用する際には，引用する著作物が公表されていること，未公表の著作物ではないこと，質・量ともに，引用する著作物が自らの発表の中の主体にならないこと，などに十分注意する．引用する際には発表内容と引用物の区分を明確にし，引用元の著作物名，発表年など出典を必ず明示すること．
５. 単行本に掲載されている図やイラストを引用する場合は，出版社に事前に問い合わせて必要な許諾を得ることが望ましい．
（本ガイドライン作成にあたり、一般社団法人電子情報通信学会，一般社団法人学術著作権協会のガイドラインを参考にさせていただきました.）
その他
大会参加者には，他者の発表資料の取り扱いに関して，研究倫理を遵守することが求められる．大会参加者は上記の条件を理解、同意した上で大会に参加すること．
オンサイト大会時の講演会，ポスター発表，各種レクチャーの写真撮影，録音，録画も日本地球惑星連合の許可がない限り禁止する．
著作権の扱いに関しては日本地球惑星連合の著作権規則を参照すること．