• Facebook
  • Twitter
  • RSS
文字サイズ

大会参加費改訂について

日本地球惑星科学連合大会に参加される皆様へ                                                                                                                                           

 2015年9月

会長 津田敏隆  
財務委員長 北和之


 


日本地球惑星科学連合(以下,“連合”)は,毎年連合大会を開催し,地球惑星科学の様々な分野に携わる多くの方々の成果発表や交流の機会を提供してきました.さらに地球惑星科学コミュニティの継続的な発展に貢献するた,また連合大会に参加される皆様へのサービスの向上を目指し,新たに幾つかの方策を考えています.

具体的に申し上げますと

[1] 連合大会の国際化
[2] 電子的サービスの更新・拡充
[3] 連合大会会場の拡大

が挙げられます.
さらに,これらのサービスを安定的に実現するためには連合の運営を支える

[4] 事務局の事務処理能力増強(事務局員の増員)

も考えなければなりません.

現時点で毎年の連合の支出と収入は釣り合っていますので,これらの方策を実施するためには新たな資金が必要となります.
そこで財務委員会で必要な経費を計算いたしました.結論を申し上げますと,これらの方策を行う為には向こう3年間であわせて7200万円の新たな支出が必要となります.理事会としては,この支出増を連合大会の参加費,およびその他の収入によって賄う事を参加される皆様にご納得いただき,連合財政の健全性を維持しつつ,サービスを向上させることが責務であると考えます.

必要な支出は以下に述べますように年ごとに凹凸があります.特にAGUとの共催にかかる費用は2017年度,新しい電子サービスの導入にかかる費用は2016年度に突出しており,他の項目は3年間に跨がっています.これに対し,凹凸に連動して大会の参加費を年ごとに変化させることは,年度をまたがって決済する費用の存在や参加者の皆様の混乱の可能性など,大会運営の安定性を損なうおそれがあります.そこで,理事会と致しましては3年間の新たな総支出7200万円を均等割して年間2400万円の支出増とし,これを皆様の参加費の増加分および他の収入によって賄う事を提案させて頂きます.以下に具体的な支出増の見積もりを項目毎に述べます.増加分はどれも3年間の平均値として示してあります.

 

 

[1] 連合の国際化

連合は,大会での国際セッションなど,かねてより国際化を推進しており,日本の研究成果のグローバルな発信や注目度の向上,また国際的な研究交流の一助としたいと考えています.この国際化の重要な一環として,2016年及び2017年の大会においてAGUとの大会共催を計画しています. 具体的には,2016年大会ではAGUとの共同セッションを10ないし15開催しAGU会員の参加を促します.2017年大会はAGUとの共同開催という形で実施します.

2017年にAGUを連合のパートナーとして受け入れ共同開催するためには,AGUと連合双方が資金の負担をする必要があり,連合側では総額1950万円の資金を用意しなければなりません.この金額を3年間で平均して充当すると年間約650万円(①)となります,これは大きな出費ではありますが,今回のAGUとの共催をきっかけに将来的にはAOGS,EGUとの共催への発展など,将来のより一層の国際化に進むための一歩であると考えます.

 


[2] 電子サービスの更新・拡充

AGUとの共催に伴い,海外からの大会参加者は,2016年には300人程度,2017年には500人以上増える見通しです. これらの大会では連合の投稿システムとプログラム編成システムを使用しますが,現在のシステムはもともと様々な問題を抱えていた上に, AGUとの情報のやりとりを行なう上で技術的な問題があり,AGUとの共催を機会に新しい電子サービスを導入することを決断しました.この新サービスでは, 連合会員及びAGU会員の皆様の投稿や参加登録,コンビーナーによるセッション提案やプログラム編成作業をより容易にすることができ,大会登録を大会中も可能にし,制限付きながら参加登録後のキャンセルにも対応するよう考えています.またセキュリティも改善できる予定です.導入時には1100万円程度の出費を伴いますが,それ以降の年度における経費削減効果が見込まれます.2017年以降の経費削減を勘案し,3年間で均等割しますと年間約320万円(②)となります.

 


[3] 会場の収容能力の拡大

連合大会は2003年から幕張メッセの国際会議場を使用してきました.大会規模は年々拡大し,参加者も増加しています.そこで,2014年はパシフィコ横浜の会議施設,2015年は幕張メッセ国際会議場に加えてアパホテルの会議施設を利用する等,講演会場を増やす工夫をしてきましたが,やはり会期中に4000件を超える講演を現行の口頭発表主体の方式で実施することは難しく,アンケートでもパラレルセッションの数を減らし聞きたい講演が重ならないようにして欲しいというご意見が多く見られます.限られた期間の中で多くの皆さまに研究成果を発表して頂き,またより多くの講演を聴く機会を増やすためには,AGUやEGUのようにポスター発表を重視した方式に移行していく必要があると同時に会場の収容能力を高める必要があります.2016年以降の会場としては,これまでの幕張メッセ国際会議場,アパホテルの会議施設に加え,ポスター会場として幕張メッセ国際展示場のホールを借りることを予定しています.これにより,ポスター発表数の増加と口頭・ポスター発表共に会場の混雑緩和が期待できます.また2017年にはさらに大きな会場を必要とします.この為に必要な経費は平均して年間約1240万円(③)となります.


[4] 事務局の事務処理能力増強

現在,連合事務局は,浜野理事を事務局長(代行)とし,6名の事務局員が総務,財務,連合大会運営,国際化対応,電子サービス対応を担当し,連合大会準備の他,日本学術会議への対応や国内外のコミュニティへの連絡および意見の集約など,様々な地球惑星科学の活動をサポートする仕事を行なっています.連合大会規模の増大や連合が新たな活動を行なう中で,現在の事務局の処理能力には限界が来ていると考えています.さらに上記の新たな方策を実行に移し,特に国際化,電子サービスの拡充を行うためには,これらの部門の人的強化を図らねばなりません.具体的には,現状の事務局長(代行)+6名体制から事務局長(代行)+8名体制に移行したいと考えています.この為には年間約190万円(④)の資金が必要となります.

ここまで述べました新たに必要となる資金(①~④)を総計しますと,冒頭に述べましたように年間2400万円の新たな収入が必要になります.

以上の事情をご理解頂き,連合大会をより良いものにしていくために,参加される皆様のご協力をお願い申し上げるものです.

なお,2019年以降の連合大会においても,国際化,電子サービスの拡充,会場の収容能力拡大,事務局の強化などの必要性は変わらないと考えていますが,会員の皆様のご意見を元に,2016年から2018年にかけて行う改革の評価を行っていく所存です.それに基づいて,連合理事会は皆様の声を反映した新たな連合を目指して邁進いたします.そこでも受益者負担の原則に基づく連合の健全な運営を図っていくことに変わりはありません.

また,連合は,平成23年度から参加費収入等に係る消費税を納税しております.これは,内税表示として参加費に含める形で,参加者の皆様から徴収しておりました.ご存じの通り,消費税は平成26年4月に5%から8%に税率が引き上げられ,平成29年4月1日には10%に引き上げられることになっています.これまでこの消費税分について参加費等の値上げは行なってきませんでした.この度の参加費値上げに際し,連合大会運営のために必要な費用と参加費の値上げ額との関係を明確に示し,また今後の消費税の税率変更による諸経費の増大が連合の運営を圧迫せず参加費本体の値上げに結びつかないようにするため,大会参加費など,皆様に代わって連合が消費税を支払っている費目に関しましては,今後消費税を外税として表示させていただきたいと考えております.

 


 地球惑星科学連合(以下連合)大会参加費値上げに対するQ&A


Q. 2014年大会から参加費値上げをしましたが、さらにまた値上げをする必要性はあるのでしょうか?

A. 2014年大会より、ほぼ4000件の講演を実施できるよう大会会場を拡大し、また大会アプリなどの参加者へのサービス向上や
各種褒賞制度の立ち上げなどの活動強化を行なってきました。そのために必要な支出の増大は2014年度以降の参加費値上げにより賄われ、
現在の連合予算では収入支出はほぼ均衡しています。しかしながら、国際学会と比較すると現状のサービスはまだ不十分であるとの
コメントも頂いています。そこで連合では、次のステップとして、連合大会参加者へのサービス向上のためのさらなる会場拡大や
WEBシステムの抜本改善、連合大会国際化の一環としてのAGUとの連携、これらの活動を支える事務局能力の増強を目指しており、
そのためには今回の参加費値上げをせざるを得ないという判断となりました。より具体的に申し上げますと,聴講者の人数に対して
狭い部屋がある、ポスターセッション会場で個々のポスターのスペースが狭いなどのご指摘に対し、大きく改善を行う必要があります。
ポスターセッションの拡充は、パラレルセッションを減らし、より多くの講演を聴講可能にしてほしいという要望にも応えるものです。
WEBシステムについても、毎年度改修をしてしのいできましたが、全体の抜本的な改善をしないといけない段階になってきています。
このような状況を,ご理解いただけますようお願いする次第です。


Q. 参加費だけを値上げするのではなく、割安な会費を値上げした方が連合運営が安定になるのではないでしょうか?

A. 連合は、発足当時から加盟する諸学協会との共存・発展という方針をつらぬいています。多くの連合会員の皆様が、
複数の加盟学協会の会員でもあることを考慮し、経済的負担を減らすべく会費を低く抑える方針をとってきました。
また、所属機関により多少の違いはあるのですが、現在、大会参加費であれば大部分の参加者が所属機関の予算から支払うことが
可能であると認識しています。そこで、個人負担を増やさないようにするため、参加費の値上げを選択することにしました。


Q. 何度も値上げをして会員に負担を強いるのは安易なやり方に感じます。
連合の活動を精選するなど、十分な経費削減の努力を行なってきているのでしょうか?

A. 連合の支出の中で、連合大会の準備および実施にかかる費用がおよそ42%を占めています。
これは大会の規模(具体的には借りる会場の広さ)でほぼ決まってしまいます。プロジェクターやポスターパネルなど付帯設備使用料などの
必要経費も、会場数や講演数に比例します。連合大会会場の選定に際しましては、開催時期および部屋数や面積等の条件を満たした上で、
できるだけコストを下げるよう経費節減の努力を行なってきました。同じ会場施設での開催が多くなっていますが、会場を移動することで
準備等に係る経費の増加や、ある程度継続して施設を使用することで会場施設の方から受けられるサービス(割引)をも考慮した結果であり、
連合では,これまで経費節減のための努力を惜しまずやってきたという自信はあります。
次に、通信費、オフィス賃借料や事務局スタッフの給与など事務局で要する費用やクレジットカード払い手数料や消費税、
WEBシステム維持改善費などの固定的経費の合計が、支出のおよそ37%となっています。現在の連合事務局は、国際的な学会を定期的に
開催する組織としては、AGU, EGUなどの諸学会と比べるべくもない小規模なものであり,仕事量に対し事務処理能力やオフィス面積は
パンク寸前で、むしろ増強しないと今後連合の活動が維持できない状況です。参加者の皆様による諸費用の支払いにつきまして、
現金や銀行振込みなどに比べ利便性が高いクレジット払いが年々増加していますが、その手数料負担も増加しているのが現状です。
なお、今回予定しているWEBシステムの抜本改善は毎年の固定経費を減らす効果があると考えています。また消費税につきましては、
税率上昇が予定されているため外税表示とします。
残りの21%が、各種委員会の活動や雑誌(PEPS)、各サイエンスセクションの活動経費に充てられています。各サイエンスセクションの方からは、
もっと活動を盛り上げたいというような要望が寄せられていますが、予算不足により新規活動を抑制せざるを得ない状況です。
このように、日々節約には努めていますが、大会規模の拡大や各種事業の増加とそれを支える事務局補強を考えると、費用節減には限界が有り、
今回値上げする次第となっていること、ご理解いただけますようお願いします。


Q.なぜ連合大会の参加費は、他の諸(国内)学会にくらべて高いのでしょうか?

A.連合大会は規模が大きく、大学等を借りて会場とすることが難しいため、比較的大規模な民間の会場施設を借りて開催しています。
しばしば、大学で開催することで経費を低く抑えることができるのではないかというコメントも寄せられていますが、
近年では大学でも外部機関に会場を貸し出す場合には相当な額を請求する場合が多くなっています。また、連合大会はさまざまな理由から
5月に開催していますが、大学では授業が行われていることもあり、この時期に十分な広さの会場を確保することはほぼ不可能です。
現在使用している民間の会場施設は、国際会議等を実施するのと同等のグレードとなっていますが、連合大会参加料金は通常の国際会議等と
比較しますと半額あるいはそれ以下となっています。これは細部にわたる経費節減によるものです。今後、さらに参加者の皆様からの
要求に応えるべく会場やサービスの拡充を行うには、どうしても費用が増加してしまうことをご理解いただければと存じます。
また、連合は会費を低く抑えているため、大会参加費により、大会開催だけでなく連合の諸活動の費用の相当分が賄われています。
会費と年会参加費を合計した費用負担で考えますと、連合と国内の同程度の規模の学会とは同程度となっています。このように連合参加費は、
連合による我が国の地球惑星科学の維持・発展に資する重要な活動をも支えているという事情もご理解いただければと存じます。


Q. 収益事業や寄付など、大会参加費以外に収入増加の手段は無いのでしょうか?

A.連合は公益法人であり、収益事業の実施には制限があります。利益のみを目的とした事業は基本的に実施できません。
また、新たな事業を行なうために必要なマンパワーや費用を考えると、なかなか実際に連合の運営にプラスになる事業は無いのが現状です。
本件について、良いアイディアがあれば連合理事会においても積極的に検討したいので、ぜひご提案ください。
また賛助会員となる企業の増加や寄付の増額にも努力を行なっていますので、こちらにもご支援をいただければ幸いです。


Q.国際化など、連合は派手で費用のかかる方向を指向しているように思われますが、本当に会員のためになるのでしょうか?
もっとコンパクトな運営を目指し、会員の経済的負担を減らす方向を目指すべきではないのでしょうか?

A. もちろん、よりコンパクトでお金のかからない連合を目指した運営という選択肢もあるかもしれません。しかし、現在日本の地球惑星科学に
求められている世界への貢献は、その最先端の成果のより積極的な発信や、国際的な研究機会の増加であると考えます。学会による
主な海外への情報発信機会として,国際ジャーナルと国際的研究集会がありますが,ジャーナル「Progress in Earth and Planetary Science」
が軌道に乗りつつある中,連合大会も一層国際化を進めることによって、参加者の皆様の研究成果のグローバルな発信や注目度の向上を目指し、
また国際的な研究交流の機会を増やしていきたいと考えています。それにより、連合大会の価値を高め、日本の地球惑星科学コミュニティに
貢献したいと考えております。また、現在および近い将来の日本の課題として、日本の研究者の人口減少が挙げられます。
それに対応して、アクティビティの維持や、今後より増加していくであろうアジアの研究者の参加機会の増加を目指すためにも国際化は重要です。
この活動方針に関する会員の皆様の評価は、2016年,2017年大会でのAGUとの共同セッション・共催が成功するかどうかに表れると考えております。
なお連合大会では、日本語で行なわれるセッションについても軽視してきたことはありません。英語で行なわれる国際セッションの割合は
当面50%までを目指しております。


Q.また値上げをするのではないでしょうか?
逆に、AGUとの共催が終わる3年後には、値下げすべきではないでしょうか?

A.連合では、今後の3年間について、いくつかの境界条件を設定し収支計算を綿密に行ってきました。その結果、少なくとも3年間については、
これ以上の値上げを行なわず運営ができる見込みとの結論に至りました。その後については、今回のAGUとの共催の評価を踏まえて検討したいと
思っていますが、今後のAGUとの連携、さらなるEGUやAOGSとの連携など、様々な選択肢があり、現在のところどうなるとは言えません。
但し、参加費の値下げも会員への大きなサービスであるとの認識は強いので、収入増に応じて安易な支出を行うということは考えていません。
そもそも公益社団法人日本地球惑星科学連合を作った時の趣旨である、日本および世界の地球惑星科学の発展に資するためにどのようにすべきか、
といった観点から議論されるかと思います。


Q. 今回の値上げにより、具体的に大会サービス(会場の数・広さなど)が、どのように向上するのでしょうか?

A. 大会会場に関しましては、口頭発表の講演会場についても、ポスター発表会場についても、毎年のように狭いという御意見がありました。
今回ポスター会場として幕張メッセ国際展示場ホール(2016年は1/2ホール)を使用することで、これまでの倍の広さになります。
口頭講演会場については、これまでポスター会場として使用してきたスペースを分割して口頭講演に使用し、また会場数を確保するために
分割して使っていた小さい部屋をまとめることで、皆様の要望にあった大きさの部屋を提供出来ると考えています。
但し、口頭講演会場数には限りがありますので、2016年からはポスター発表を是非これまで以上に活用いただくように、よろしくお願いします。


Q.今回導入される新しい電子サービスやWEB登録システムでは、具体的にどのような面が改善されるのでしょうか?

A. WEB登録などを行う従来のオンラインシステムは、連合大会開催のための予稿投稿、プログラム作成、参加受付などの業務の全部を
カバーできておらず、多数の手作業が発生しておりました。2010年より改修を重ねてきましたが、近年の会員数の増加、今後の国際対応作業の
増大などに対応できるか憂慮されていました。新しいシステムにより、今後も支障なく大会運営が可能になり、かつ利便性が向上し、
情報漏えいの心配も減らせると考えております。予稿投稿システムは、プログラム編成等の作業がより容易に可能になり、またその他
当日受付システム、大会アプリなどこれまで独立に管理されていたサービスも統合・連携が可能になるため、これまで以上に便利に使って
いただけるようになると考えております。またプログラム編成作業の時間短縮が可能となるため、セッションの準備や海外からの講演者招聘に
いままでより余裕をもったスケジュールでのぞめるようにしたいと考えております。

 

【以下2015年10月13日追加】

 

Q. 参加費改訂についての説明 にて、 そ れぞれの活動の必要経費額が書かれていますが、 どのようにして算出されたのか、会員には分かりません。経費算出の根拠を、全会員に向けて開示願います。

 

A. 値上げの根拠となる必要経費額につきましては、2015年大会を基準として必要金額を財務委員会においてシミュレーションを行ない、経営企画会議にてその内容を精査しております。以下、主要項目につきまして経費根拠について説明します。

 

a.連合の国際化:1950万円(3年間合計)

2017年大会でのAGU会員も含めた大会参加費などの収入は全額が連合に入るため、AGU側で必要とする費用の相当分を、合意に基づき連合からAGUに支払うことにな ります。国際化費用の内、1800万円は、以下の目的のためAGUにより使用されます。

・大会プログラムやイベントについて企画や準備を行なうためのAGUスタッフ費用

・様々な手段により連合大会とAGUの共催をAGU会員に周知するため費用

・AGU会員データベースを連合と共有するためのシステム変更のための費用

・AGUの持つ大会プログラム編成等に関わる研究者チームによるサポート費用

・AGUブランドやロゴの使用費用

・AGUから大会運営やプログラムを連合側と協議するための旅費

他に、150万円は、

・国内外の参加者に対する旅費補助費用

に使用されます。他に連合で要する費用は、以下のbからdの費用に含まれていま す。

 

b.電子的サービスの更新・拡充:960万円(3年間合計)

情報誌システム委員会において策定された、新WEBシステムの仕様に基づき、複 数業者に見積もりを取り、以下のように必要な費用を圧縮しました。大会アプリとの一体 作成で利便性と費用節減を両立しています。

・新電子サービスシステム+大会アプリ作成費用 1575万円

・現大会アプリ費用削減                 -540万円 ・

・新電子サービス保守/改修費用            930万円

・現電子サービス保守/改修費用           -1005万円

 

c.会場の収容能力の拡大:3720万円 (3年間合計)

2015年大会は、幕張メッセ国際会議場とアパホテルの会議場を使用して開催しま した。

2016年大会では、さらに幕張メッセ展示場建物の1/2をポス ター会場他として使用する予定で、それによる費用増はそれぞれ930万円になります。2018 年大会も同様と考えています。

2017年大会では、追加分を幕張メッセ展示場全部とする、あるいは全体を別の同 規模の施設で開催することを検討しており、そのための費用増は1860万円となります。

 

d.事務局の事務処理能力増強:570万円 (3年間合計)

現在の連合事務局は,浜野理事を事務局長(代行)とし,他に6名の事務局員 (週5日勤務2名、週4日1名、週2日3名、週1日2名) が各種の仕事を行なっていますが、事務処理 能力の限界に達しており、さらなる仕事の増大や安定化のために、2名(週2日勤務)の 増員を行ないます。

その他以下のような費用を見込んでいます。

・2名増員分の給与および福利厚生費用 1030万円(340万円/年)

・事務局員昇給費用 110万円

・効率化による費用削減分 -720万円

・クレジット払い費用増加分 150万円

 

 

 Q. 大会の学生料金は、国内学会の参加費(数千円) 程度に抑えることを提案します。

私の周りの学生は連合大会に興味を持っているものの、高額な参加費の負担ができず、参加を諦めている者が多いのが現状です。 AGU との連携は将来の発展のためとおっしゃいますが、 それに伴う値上げで、 国内の若手の連合離れを加速する事態になるようでは本末転倒と思われます。 正会員の料金を多少高めに設定してでも、学生の料金を安くすることを願います。

 

A.ご提案ありがとうございます。連合大会参加費は、大学院生の負担軽減のため一般会員に比べ約1/2となるよう設定しています。大学院生も含め、近年は所属機関による参加費負担が増えていると考えており、値上げの影響はあまり大きくないと予想しておりますが、実情について、ご指摘のような影響があるか、さらに検討したいと思います。

また、連合大会に参加するために大学院生に対する軽減措置として、従来からの大会アルバイト(延べ300名程度)学生の募集に加え、学生の旅費補助を実施することになっています。