コンビーナーへのお知らせ

このページは,コンビーナの皆様向けに作成されています.


■連絡事項

プログラム委員会などからのお知らせです.随時更新していきます.

「◆同時開催を避けたいセッション」と「◆続きで開催を希望するセッション」の優先希望順位を再受付いたします.
受付期間:2009年1月9日(金)〜1月23日(金) 午後17:00まで
連合事務局までご連絡
願います.(2008年12月11日配信メールにてご案内)

■各種規定制定のお知らせ
大会運営委員会ではこのたび下記を制定しました .プログラム編成に関する非常に重要な内容が含まれておりますので、コンビーナーの皆様は必ずご確認いただきますようお願い致します.

 >>コンビーナによるプログラム編成に関するガイドライン 

  >>投稿規則 

よくある問合せQ&A


■投稿状況のお知らせ
   
                投稿状況
1月30日(金)〜6日 13日(金)まで火,土,日,祝日を除く毎日お知らせいたします.
最終報告:2月6日 13日(金) 18:00

■コンビーナーメンバーリスト
コンビーナーへのお知らせは、個人情報登録のE-Mailアドレスを通して行われます.
内容に変更がある場合は、個人情報の更新をお願いいたします .

 

今後のスケジュール

スケジュール コンビーナの役割
2008/9/16 レギュラーセッション提案通知 代表コンビーナによる内容確認 追加入力・修正
9/16−10/24
(締切延期11/4) 
スペシャル、ユニオンセッション提案募集サイト公開 スペシャル、ユニオンセッション提案・希望入力
11/5-11/17 セッション採択検討・大記号案作成
(プログラム委員会)
 
11/19-27
 
セッション再入力(内容確認・修正) 大記号確認、説明文修正、関連セッション間調整及び希望の入力・修正
12/5 大記号付き大会開催セッション確定  
12/22 大会開催セッションweb公開  
2009/1/9−1/23 「同時開催を避けたいセッション」と「続き開催希望セッション」の(再)連絡 該当セッションの優先順位を連合事務局へ連絡
2009/1/9−2/6 ⇒ 2/13 予稿投稿開始
早期締切:1/30 
最終締切:2/6 ⇒(延長) 2/13正午12:00

投稿呼びかけ
2/12-25 セッション日程調整 日程確認、調整  
2/27 セッション日程決定
(プログラム委員会)
内容確認
3/3 プログラム編成用パスワードのご連絡 サイトアクセス用のPWご連絡
3/4−11 プログラム編成 各セッション内時間割入力、座長の選定、注意事項等入力
3/12−13 プログラム最終調整(連合事務局)  
3/19 投稿者への通知 二重投稿、投稿漏れ情報の収集
4/6 プログラムweb公開  
5月中旬 予稿web公開  
2009年5月16日-21日  2009年連合大会
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コンビーナによるプログラム編成に関するガイドライン

20081126 (ver. 2.2)

(投稿者への通知)
発表論文の投稿にあたり,筆頭著者と共著者の全てが連合大会Webサイトを通じて個人登録されている必要があります.連合へ新規加入した学会のコンビーナは,大会への講演申し込みを行うまでに,共著者を含めて本人が個人登録を済ませておくよう,学会員に周知をお願いします.

 (プログラム編成)
連合大会Webを用いたプログラムの編成作業は,コンビーナ以外の方が行ってもかまいませんが,最終確認は各コンビーナが責任をもって行って下さい.Webは2人以上の同時アクセスをチェックできません.2人以上で編集作業を行う場合には,連絡を取り合い,混乱が生じないように注意して下さい.

 (発表の採択)
コンビーナは,投稿された発表論文の内容を精査して下さい.以下のように,発表に不適切な内容と判断される場合には,発表論文を不採択とすることができます.発表論文の採択・不採択はプログラム委員会で最終決定します.なお,トラブルを避けるために,採択が疑われる論文については事前にプログラム委員会に相談してください.

投稿規定による不採択の基準は以下のとおりです:

・発表内容がセッションの趣旨から大きく外れるもの
(他に適切なセッションがあればコンビーナ間の協議により移動できます)
・科学的内容が不適切,あるいは発表論文として体裁が整っていないと判断されるもの
・個人や組織の誹謗中傷など,社会倫理的に,発表内容が不適切と判断されるもの

同一セッションに対する筆頭著者あるいは発表者としての申し込みは,口頭発表1件,ポスター発表1件の計2件までとしていますが,学生が筆頭著者である論文に対して指導教員が代理に投稿あるいは発表すること等には制限を設けておりません.しかし,同一セッションで同一人が何件も口頭発表を行うことは,発表の機会の公平性の観点からは好ましくありません.また,これまで,口頭発表枠を増やすことを狙って,「ダミーの」発表投稿を行う事例が見受けられました.このような投稿は,著者に確認し,場合によっては採択しないようにお願いいたします.この種の投稿に対し,コンビーナによる確認が十分でないと考えられる場合には,プログラム委員長からコンビーナに再度対応をお願いすることがあります.

(発表形態)
コンビーナは内容にもとづいて,投稿された発表論文が口頭発表・ポスター発表のどちらにふさわしいかを判断し,発表形態を決定してください.発表申し込みに記された口頭発表・ポスター発表の区別はあくまで希望調査であり,コンビーナの裁量により発表形態を大幅に変更することが可能です.ただし,発表形態を変更する場合はできるだけ投稿者に了承を得るようにしてください.また,会場数の制限から口頭発表数には限界があることをご理解ください.口頭発表のセッションは,一講演あたり15分の口頭発表を基本とし,自由形式のプログラム編成,パネルディスカッション等の開催は原則として認められません.

(招待講演)
大会セッションは一般講演者に開かれたものであることを重視し,各セッションでの招待講演者の数が一般講演者数(ポスターと口頭発表)の概ね2割を上回ることがないように,プログラム構成上配慮してください.それ以上の招待講演を設定する必要がある場合は,事前にプログラム委員会にご相談下さい.

(特別な対応を要するセッションに関する取り扱い)
政府要人など警備を必要とする人物の招待講演では,警備や控え室確保などに準備が必要となることがあります.招待を検討される場合は,必ず事前に地球惑星科学連合 大会運営委員会に相談してください.また,このセッションの実施においては,大会運営委員会の調整に従ってください.招待者への応対は原則としてセッションのコンビーナが責任をもって行い,特別対応に伴う諸費用(控え室使用料など)もコンビーナ側が負担してください.招待講演以外の場合にも、特別対応が必要な場合には同様とします.

(発表の順序)
発表の順序など,投稿者からの希望がある場合には,コンビーナの判断で対応してください.

(他セッションへの移動)
コンビーナの判断により,投稿論文を他の適切なセッションで採択しても結構です.この場合,各セッションの時間枠を再調整することは難しいので,時間枠の余裕の有無を含めて,移動先のセッションのコンビーナとの事前協議をお願いします.また,セッションの移動は,事前に投稿者の了承を得てから行って下さい.

 (発表時間)
発表時間は,原則としてプログラム委員会が予め定めた基準(15分−質問時間を含む)を厳守してください.ただし,セッションの事情にあわせ,たとえば招待講演者の時間を増やす,趣旨説明や討論の時間を別に確保するなどの目的で,1講演あたりの発表時間を1〜2分短くし,これを当てるなど,いくぶん柔軟な対応をとることはかまいません.休憩時間や昼休みに発表時間がはみ出すことのないよう,無理のないプログラム構成をお願いします.

 (座長の選定)
一つのセッションに複数人の座長を選定してください.(ポスター発表のみのセッションは不要です)座長はコンビーナや発表者以外の方であってもかまいませんが,連合大会に確実に参加することを確認してください.座長への依頼と承諾は,コンビーナが行なってください.

 (プログラムの変更)
投稿された筆頭著者と発表者および発表タイトルは原則として変更できないこととしていますが,やむをえぬ理由により変更を希望する場合には,コンビーナは速やかに大会事務局まで連絡して下さい.

(セッションの確定と承認)
全てのセッションプログラムは,プログラム委員会での検討を経た後に確定され,最終的に運営会議の了承を受けて実施されることになります.セッションプログラムの構成等に対して, 大会運営委員会が協議を求めることがあります.

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よくある問合せQ&A  
(2008.11.26版)
問い合わせの多い項目についてQ&Aにまとめました
ご参考ください

・招待講演について

Q:招待講演の投稿受付は通常のセッションと同じでしょうか A:通常と同じです
Q:レギュラーセッションに招待講演をもうけることは可能ですか A:招待講演は全ての セッションに設定することができますただし、招待講演の数は、原則として各セッションに 投稿された口頭発表・ポスター発表の総数の2割以下を目処としてください
Q:招待講演でも投稿料金は同じですか A:同じです投稿料・参加料への特別優遇処置はございません( ただし一般公開プログラムは例外)
詳細はアブストラクト原稿投稿のページをご覧下さい
Q:一人が投稿できる本数に制限はありますか(招待講演はカウントされない等) A:同一セッションには口頭発表1件、ポスター発表1件の合計2件まで投稿できます(但し、 例外措置あり。)複数のセッションに同一人が多数の投稿をおこなうことに制限はありません 招待講演も通常の投稿同様にカウントされます
Q:招待講演と通常講演の見分け方はありますか A:招待講演にはプログラムの演題番号前に「★」印をつけて印刷・表示を行い区別できるようにしています
 
・その他
Q:セッション日程はいつ頃決まりますか A:投稿締め切り後、プログラム委員会にて 各セッションのコマ割を行いますコンビーナの皆様へは2月下旬にお知らせいたします その後のプログラム編成で、コンビーナの皆様に調整をお願いしております
Q:英語版webシステムで、発表原稿(アブストラクト)の投稿は可能ですか A:可能です この場合は、日本語版 Webからの投稿とは異なり、原稿と登録情報をAbstract-submission form に記入してくださいインターナショナル(国際)セッションなどに国内から応募される場合 には、日本語版webシステムを通じた投稿をお勧めします
Q:ユニオンセッションの投稿受付は通常のセッションと同じでしょうか A:同じです投稿料・参加料への特別優遇処置はございません
Q:講演会場の設備機器には何がありますか A:使用機器については液晶プロジェクター1台が標準装備になっておりますOHPについては使用希望の事前連絡が必要です
パソコンについての装備はございません
セッション発表者共通のパソコンをコンビーナに ご用意いただくか、発表者各自でご準備いただくよう、お願いいたします(ポスター会場内 では機器の使用はできません予めご了承ください

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